El empleador puede proponer esta modalidad al trabajador y este último puede aceptar o rechazar tal solicitud y viceversa. En ambos casos, no se estará vulnerando ningún derecho, o por lo contrario no se estará incumpliendo ninguna obligación.

A continuación, revise los principales aspectos a considerar dentro de la organización desde el ámbito laboral, las adecuaciones de forma y de fondo que se deben generar para llevar a un feliz término este práctica y brindar seguridad jurídica a las partes implicadas.

Implementación de la modalidad:

1. Solicitud de participación del programa

El teletrabajo es voluntario para ambas partes, por lo tanto, debe quedar establecido que el empleado participa de manera voluntaria y propia en el programa que tenga implementado la empresa.

2. Acuerdo de teletrabajo

El acuerdo es el documento donde ambas partes (empleador y empleado) se ponen de acuerdo para implementarlo, en el texto se especifican las condiciones individuales en las que se va a desarrollar esta modalidad.

3. Política de teletrabajo

Constituye uno de los elementos más importantes en la implementación y tiene como objetivo que la organización conozca cuál es el procedimiento de la aplicación de esta nueva práctica. Algunos de los criterios a incorporar son: la modalidad de teletrabajo que la empresa implementará, la duración del programa de teletrabajo, los días y horas en que se llevará a cabo, los gastos que cubre el empleador como energía, internet y agua, entre otros, dependiendo del acuerdo al que lleguen.

4. Reglamento interno de trabajo

Las empresas privadas que implementen el teletrabajo deben incorporar en su reglamento, dos aspectos a considerar:

- El uso adecuado de equipos y programas informáticos. A través del manejo de la información se busca facilitar la implementación del teletrabajo como una forma de organización laboral.

- Las obligaciones de las partes en seguridad y previsión de riesgos profesionales. Incorporar en el reglamento interno del trabajo o mediante resolución, las condiciones especiales para que opere el teletrabajo en la empresa privada o entidad pública. Esta última obligación debe ser acorde a la guía de prevención de riesgos laborales que la Administradora de Riesgos Laborales debe suministrar al empleador.

5. Reversibilidad del programa

El empleado o empleador pueden dar por terminado la modalidad de teletrabajo. Para ello se requiere una notificación previa de unos días determinados para volver a su puesto tradicional de trabajo. Es importante esclarecer por medio de la política de teletrabajo que indique cuándo se hace efectivo, ya que en muchas ocasiones el empleador ha destinado un presupuesto importante para la financiación de pilotos, como adecuación y suministro de elementos, entre otros.

Obligaciones:

1. Aportes al Sistema de Seguridad Social Integral

Los teletrabajadores deben estar afiliados al Sistema de Seguridad Social Integral. El pago de los aportes se debe efectuar a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), así lo establece el artículo 7 del Decreto 884 de 2012.

La afiliación al Sistema de Riesgos Laborales se realiza tal como lo establece la ley, en caso de que sea un empleado que pase a tener una condición de teletrabajador se hace el reporte en el formato de novedades informando que el trabajador ostenta la nueva condición.

2. Suministro de equipos informáticos

Los empleadores deberán proveer y garantizar el mantenimiento de los equipos de los teletrabajadores, conexiones, programas, valor de la energía, desplazamientos ordenados por él, necesarios para desempeñar sus funciones.

3. Costos asociados a los servicios públicos

El empleador no puede trasladar los gastos de funcionamiento de la empresa al teletrabajador. En ese sentido, deberá reconocerle al teletrabajador los costos asociados a los servicios públicos que se vean afectados con ocasión al teletrabajo, así como las conexiones.

4. Jornada laboral de los teletrabajadores

El artículo 3 del Decreto 884 de 2012 establece que el contrato o vinculación que se genere a través del teletrabajo deberá indicar los días y los horarios en que el teletrabajador realizará sus actividades para efectos de delimitar la responsabilidad en caso de accidente de trabajo y evitar el desconocimiento de la jornada laboral.

5. Riesgos laborales en el teletrabajo

El empleador es el responsable de la salud y seguridad del teletrabajador, por lo tanto debe verificar que el sitio establecido de teletrabajo cumpla con las condiciones de seguridad para llevar a cabo el teletrabajo.

Otras obligaciones

1. Diligenciar el formulario de reporte de novedades, indicando que el trabajador pasa a tener la condición de teletrabajador y enviárselo a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).

2. Asegurar que el teletrabajador realice el Autoreporte de Condiciones de Trabajo, para realizar la identificación de condiciones de trabajo, antes del inicio de la labor contratada.

3. El empleador debe realizar la verificación de las condiciones del centro destinado al teletrabajo, para el cumplimiento de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo con la asesoría de su Administradora de Riesgos Laborales.

4. Incorporar en el reglamento interno de trabajo o mediante resolución, las condiciones especiales para que opere el teletrabajo en la empresa privada.

5. Realizar y firmar acuerdo de teletrabajo o dependiendo del caso, contrato de trabajo en la modalidad de teletrabajo incorporando las condiciones establecidas en el artículo 3 del Decreto 884 de 2012.

6. Contar con una red de atención de urgencias en caso de presentarse un accidente o enfermedad del teletrabajador cuando este trabajando.

7. Las obligaciones en Riesgos Laborales y en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo -SG-SST-, definidas en la normatividad vigente.

8. Verificar que las condiciones locativas e higiénicas del lugar en que se va a desarrollar el Teletrabajo, cumplan con las condiciones mínimas establecidas por la ley.