Tener en cuenta qué:

• Todos los pagos con carácter salarial —salario básico, horas extras, recargos, bonificaciones habituales— se incluyen en la base de cotización, sin tope.
• Según la Ley 1393 de 2010 y el Acuerdo UGPP 1035 de 2015, los pagos no salariales pactados (viáticos, transportes) se incluirán solo en el exceso del 40% del total de la remuneración
• Base = Total remuneración mensual (salario + extras + pactos no salariales) – el 40% permitido de pagos no constitutivos.
  Si esto no se hace bien, la UGPP puede identificar inconsistencias y imponer sanciones

 

2. ¿Cómo se cotiza si gana menos del salario mínimo?

• Si un empleado gana menos del SMMLV, la base de cotización se ajusta al salario real devengado, sin obligación de elevarla al mínimo.
• Sin embargo, no puede cotizarse por debajo del salario mínimo si se trata de ingresos variables o pactos que implican mayor remuneración.

 

3. ¿Cómo se cotiza si tiene vacaciones compensadas en dinero?

• Las vacaciones en dinero constituyen pagos laborales sujetos a cotización.
• Se reportan dentro de la base del periodo en el que se pagan, incluyendo salud, pensión y parafiscales, según norma establecida en correspondencia con fallos y conceptos de UGPP

 

4. ¿Cómo cotiza si tiene salario integral?

• En contratos de salario integral, donde ya se incluyen primas, cesantías y vacaciones (salario ≥ 13 SMMLV), la empresa no realiza aportes adicionales por prestaciones.
• Sin embargo, el aporte a seguridad social se realiza sobre ese salario único:
  • Salud 12.5%
  • Pensión 16%
  • ARL según nivel de riesgo

 

5. ¿Cómo se determina el nivel de riesgo del trabajador?

• Según el Decreto Ley 1295 de 1994, el nivel se define por la actividad económica y peligrosidad, según la empresa y el cargo
• La ARL asigna una clase (I a V) que indica el porcentaje de aporte obligatorio.

 

6. ¿Se debe cotizar a la caja de compensación por incapacidades?

• No. Las incapacidades por enfermedad común o accidente laboral, aunque sean compensadas por EPS o ARL, no están sujetas a cotización a la caja de compensación familiar.

 

7. ¿Qué cuentas contables se utilizan para registrar incapacidades?

• Se registran como gastos de personal:

Concepto

Cuenta contable sugerida

Incapacidad laboral

5225 – Incapacidades laborales

Incapacidad común

5224 – Incapacidades comunes

Descuentos empleados

2365 – Retenciones a empleados

 

8. ¿Cómo se recobran las incapacidades?

• La EPS o ARL paga directamente al empleado o a la empresa.
• Si la empresa adelantó el pago, debe recolectar este valor mediante:
  • Nota de crédito
  • Abono a cuenta
    y reflejarlo contablemente como ingreso de recuperación.

 

9. Requisitos para acceder a programas de fomento de empleo de la UGPP

• Según la Ley 2244 de 2022 y normas conexas, la empresa debe:
  • Estar al día en aportes SGSS y parafiscales.
  • Tener PILA actualizada y sin sanciones.
  • Registrar contratación de nuevos trabajadores, especialmente jóvenes, mujeres y población vulnerable.
  • Presentar soporte documental que acredite cumplimiento y términos de la contratación.

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