Favor revisar articulo 127 a 130 del código sustantivo del trabajo. 

1. ¿Los viáticos permanentes de un trabajador que corresponden a la parte de transporte cómo se deben registrar contablemente y en qué cuentas contables para no tener inconveniente con la UGPP?
Los viáticos de transporte no constitutivos de salario deben registrarse en cuentas de gastos operacionales u otros gastos relacionados, sin cargarlos a una cuenta de nómina directamente.
Cuentas sugeridas (PUC para Colombia):
•    5105 – Gastos de personal
o    Subcuenta: 510595 – Otros gastos de personal
•    Alternativamente:
o    5235 – Gastos de viaje y representación
    Subcuenta: 523505 – Viáticos
Importante: Siempre se debe documentar que se trata de un gasto reembolsable o no salarial para no ser considerado base de liquidación de aportes ante la UGPP.
2. ¿Esos viáticos que son de transporte de un trabajador deben estar a nombre del trabajador?
No necesariamente deben estar a nombre del trabajador, pero sí deben estar debidamente soportados con evidencia de que corresponden a gastos en que incurrió el trabajador por actividades laborales.
Ejemplo de soporte válido: Comprobantes de pago (peajes, tiquetes, recibos de taxis, etc.) y una relación firmada del gasto o legalización de anticipo.
3. ¿Se debe firmar un documento con el trabajador que aclare que esos viáticos permanentes no son de alimentación y manutención, sino que son de transporte?
Sí. Es altamente recomendable tener un documento o acuerdo firmado que indique:
•    Que los viáticos son no salariales
•    Que corresponden únicamente a transporte
•    Que son para el cumplimiento de funciones fuera del lugar habitual de trabajo
Esto ayuda a protegerse frente a la UGPP en caso de revisión o auditoría.
4. ¿Qué soporte contable se debe tener de esos viáticos para legalizar cuando venga la UGPP a revisar los soportes de esos viáticos y dicha legalización debe ser con factura electrónica?
•    Soportes exigidos:
o    Legalización de viáticos firmada por el trabajador
o    Documentos soporte como:
    Facturas electrónicas (si aplica)
    Recibos, tiquetes, comprobantes
    Relación detallada de gastos (puede usar formatos internos de la empresa)
Nota: Si los gastos son pagados directamente por el trabajador y se reembolsan, sí deben tener facturas electrónicas cuando la norma así lo exija (Ley 2155 de 2021 y sus reglamentaciones). Si son viáticos anticipados, se requiere legalización formal de los mismos.

5. ¿Debo reportar los viáticos, aunque no sean salariales ya que en este caso son de transporte en la nómina y en la nómina electrónica?
Sí. Se deben reportar en la nómina electrónica como un devengo no salarial, con el código correspondiente de la DIAN:
•    Código 15 – Viáticos no constitutivos de salario
(Acorde a la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN y sus actualizaciones)
Aunque no son salariales, deben reportarse para transparencia y cumplimiento fiscal.

6. ¿Es viable tener los viáticos de transporte sin estar digitados en la nómina, y en ese caso qué se hace con el reporte 2276?
No es recomendable omitirlos del reporte de nómina electrónica. Si bien los viáticos no salariales no son base para aportes, sí deben ser informados como devengos no salariales.
El formato 2276 de la UGPP requiere conciliación de pagos laborales, y si hay inconsistencias entre lo pagado y lo reportado, puede generar alertas.
Recomendación: Siempre reportar viáticos en la nómina electrónica, así no constituyan salario.

7. ¿Es viable tener en la nómina reportado un viático no salarial por ser de transporte como devengo y a la vez tener un deducido por la suma que no se alcanzó a gastar el trabajador, y en qué cuentas contables serían?
Sí, es viable. En ese caso se reporta:
•    Como devengo no salarial el monto entregado como viático de transporte.
•    Como deducción, el monto que se retorna o se descuenta por no haber sido gastado.
Cuentas contables sugeridas:
•    Devengo (gasto):
o    523505 – Viáticos
o    o 510595 – Otros gastos de personal
•    Deducción (ingreso o recuperación):
o    135515 – Anticipos a empleados
o    o 4130 – Ingresos varios si se recupera el saldo no gastado
Esta estructura permite mostrar la trazabilidad de los montos entregados y recuperados.